在保密管理工作中，事半功倍的做法是，各种管理标准化，各项工作流程化，各项流程表单化。要想实现管理高效、简洁方便，就要在各种表单的设计上下功夫。各类销毁载体共用一个销毁审批单，常会出现各类载体交叉填写，既给待销毁载体信息的准确填写带来很大不便，也给其分类统计带来很大困难。
如针对纸质涉密载体的销毁应登记份数、页数等信息，对硬盘涉密载体的销毁则要登记序列号、容量等信息，而这些很难在一张表上完整、准确、方便地记载下来。针对销毁载体品种多、数量大的特点，在保密管理制度修订中，需明确将销毁审批单按照载体类型区分，分别设计纸质、磁介质、光盘等涉密载体销毁审批登记表。
通过分类填写销毁单，可进一步严格销毁载体分类清点工作，同时，也为统计各类销毁载体带来了方便。
规范移交程序 清晰责任划分
为明确各方责任，在修改销毁审批单的基础上，可增加填写《销毁载体移交（接收）单》环节。该表单的主要作用为：
一、是将清点统计工作与销毁工作进行了清晰分割，前者为销毁载体送交部门完成的工作，后者为保密部门完成的工作；
二、是便于汇总各部门的各类销毁载体。通过该表单可反映出各部门不同密级的各类载体的销毁数量，如，部门在移交的销毁载体中，要清楚填写销毁纸质文件资料的数量，其中包括机密级文件和秘密级文件的详细数量。
各部门保密员在对本部门销毁载体进行统计、登记、审批后，交到保密处指定地点，保密处核查销毁载体情况后，办理交接手续并在《销毁载体移交（接收）单》上签字。后续集中销毁工作由保密处负责完成，主要包括保密委领导审批，保密部门建账、监销，以及送交地方保密行政管理部门设立的销毁中心处理。
建立销毁台账 确保账物相符
保密工作档案是单位保密工作开展情况的凭证。其中，销毁档案管理与其他保密工作档案管理不同，不仅要求要长期保存，还要求方便查找涉密载体的销毁情况和销毁时间。而仅凭各类销毁单据难以达到此要求。
如何了解每次销毁的整体情况，快速方便地追溯和查询，是销毁档案管理需要解决的问题。为此，可引用日常生产管理中的台账模式，通过建立销毁台账，捋清销毁档案。
销毁台账的建立没有固定格式，可包括：部门、各类介质（硬盘、U盘、光盘、纸质品及其他载体）销毁数量、销毁时间、统计结果等。
不同类型载体可分不同密级进行统计
建立销毁台账看似费时费力，增加了保密部门的工作量，但实际上通过整理台账可起到以下作用：
一、是将各部门所有销毁载体整合到一张表格上，方便清楚了解各部门的整体销毁情况，可谓“一纸在手，就知有没有”；
二、是台账的整理过程是进一步核查账物是否相符的过程，也是对销毁表单的梳理过程，起到了强化销毁管理的作用；
三、是台账的建立不仅提高了档案管理水平，也成为销毁管理工作成效的展台。
